Trabajo en Equipo

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Primera etapa (inicio)

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Al principio, los integrantes empiezan a conocerse no como compañeros de trabajo de la misma empresa, sino como miembros de un grupo que persigue objetivos comunes. En esta etapa no son muy comunicativos, su colaboración no es bastante amplia y la toma de decisiones se realiza más por mandato, por lo cual el coordinador tiene que usar su habilidad para integrarlos y conseguir que todos aporten sus capacidades potenciales al esfuerzo del grupo.

 

Segunda etapa (comunicación y aceptación)

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Posteriormente, cuando se llega a la etapa de la comunicación, se logra que los miembros se sientan más cómodos entre ellos. En esta fase, mientras sus integrantes aprenden a aceptar las opiniones de otros, surgen ciertos conflictos y desacuerdos que se deben resolver antes de pasar a la fase de operación normal, en la cual surgen los primeros síntomas de colaboración y comunicación. En esta etapa comienza el proceso de aprendizaje de las habilidades necesarias para realizar el trabajo en equipo. Este aprendizaje toma tiempo, pero, una vez logrado, el equipo incrementa notoriamente su desempeño y adquiere gran habilidad tanto para seleccionar como para resolver problemas. Una buena administración y un liderazgo eficaz pueden lograr que las primeras tres etapas sean bastante cortas.

 

Tercera etapa (productividad e interdependencia positiva)

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Una vez que los miembros de un equipo sepan comunicarse y respetar la opinión de los demás, habrán desarrollado un sentido de unidad que les permitirá aprovechar al máximo a cada uno de sus miembros para lograr sus objetivos. El reto es crear un espíritu productivo de trabajo en equipo y encontrar la forma de vencer diversos obstáculos, como la división, la desconfianza o la rivalidad entre los miembros de un grupo.

Una organización que desea emprender el trabajo en equipo como cultura de trabajo evoluciona de una etapa en la que no cuenta con equipos a otra de equipos participativos y luego a equipos facultados, que finalmente se vuelven equipos autodirigidos (Stahl, 1995).

 

Desarrollo de la infraestructura

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El trabajo en equipo no requiere un cambio estructural de la organización; sin embargo, precisa la asignación de nuevas responsabilidades a ciertos miembros.

Es necesario contar con un comité directivo de calidad que administre todas las actividades de mejoramiento de la empresa mediante los grupos de trabajo. Este comité debe tener un coordinador, quien será el ejecutor de las decisiones; además, es recomendable que existan equipos de asesores que proporcionen apoyo técnico a los equipos, grupos de promotores que entusiasmen al personal con el trabajo grupal y facilitadores que proporcionen soporte logístico a los equipos.

Por otro lado, cada grupo debe contar con un coordinador o líder. Toda esta estructura es paralela a la organización encargada de la operación de la empresa, por lo cual se debe concentrar el tiempo parcial en mejorar los procesos operativos.

Respecto al equipo, el primer paso como parte de su formación es seleccionar el proyecto o tema por analizar. El proyecto debe ser interesante y su resultado ha de apoyar la labor de la empresa, estar asociado con algún proceso (pero no con aquellos que estén en transición) y relacionado con un área donde exista personal con espíritu de colaboración.

Durante la etapa de preparación de un proyecto se debe empezar por identificar sus objetivos para determinar los recursos económicos y físicos que se necesitarán, seleccionar al líder, asignar al asesor de calidad y elegir a los demás miembros del equipo de trabajo.

La estructura del equipo debe incluir un director que guíe, apoye y proporcione los recursos necesarios; un líder para cada equipo que se encargue de los detalles logísticos y conduzca las reuniones; un asesor de calidad, capacitado en la metodología que se utilice para solucionar ese tipo de problemas, así como en el manejo de grupos; y los miembros de los equipos, que serán los principales colaboradores en el proyecto. La figura 3.3 muestra la infraestructura organizacional que se requiere para administrar un programa de trabajo en equipo.